XX油田公司物资分供方管理程序

中海油田公司物资分供方管理程序

1．目的

本程序规定了对分供方进行评审时必须遵循的原则和程序。旨在明确公司各单位/部门的职责，规范物资采办中选择分供方时的行为，确保公司物资采办工作的质量。本规定适用于公司各有采购权的单位。

2．引用标准

《中海油田服务股份有限公司物资、装备管理规定（试行）》

3．定义

分供方 ¾¾ 为需方（买方）提供产品的供应商，包括生产厂家。

限上物资¾¾每一合同标的总金额大于等于公司规定的各采办单位采办权限的物资。

限下物资¾¾每一合同标的总金额小于公司规定的各采办单位采办权限的物资。

4．职责

4.1 物资装备部

4.1.1 负责编制分供方评审办法。

4.1.2 指导各分公司、办事处的分供方评审工作。

4.1.3 签批各分公司、办事处的分供方评价结果。

4.1.4 批复分公司、办事处取消合格分供方资格的建议。

4.1.5 特批未经评审的分供方限上物资某次询价/供货的资格。

4.1.6 负责公司分供方的管理。

4.2 各分公司/办事处

4.2.1 具体组织属地分供方评价工作，并将评价结果上报物资装备部。

4.2.2 负责属地分供方的管理，统计分供方出现的不合格事实。

4.2.3 向物资装备部建议取消合格分供方资格。

4.2.4 新分供方评价推荐。

4.2.5 特批未经评审的分供方限下物资某次询价/供货的资格。

4.3 事业部

4.3.1 特批未经评审的分供方限下物资某次询价/供货的资格。

4.3.2 统计分供方出现的不合格事实，报属地分公司。其中燕郊属地的直接报物资装备部。

4.3.3 在属地分公司组织下，参与分供方年度评审和中间评审工作。

5．评审管理

5.1 评审范围及时间

5.1.1 所有参与公司物资供应竞争的国内外分供方均属评审范围。

5.1.2 国内、外物资的分供方分别统计，分别列出清单。

5.1.3 年度评价每年进行一次，各事业部必须在每年1月31日前向属地分公司上报上一年度所有分供方的评审资料及清单，如有新分供方申请，也可与年度评价一起进行评审。 各分公司、办事处必须在每年2月底前完成评审工作并将评审结果上报物资装备部。

5.1.4 可随时对新的有能力、实力、信誉好的分供方按程序进行中间评审，使之成为当年度的合格分供方。

5.1.5 首次申请的分供方必须提供证明其合法性（如营业执照等）、能力大小（如资信证明等）、服务水准（如 ISO 9000认证、业绩等）、分供方联系资料及开户银行资料、最有竞争力产品范围、我司有可能购买产品的供应价格、对我司通用合同条款的异议等资料/文件。

5.1.6 经中间评审合格的分供方必须再经年度评审合格后，才能列入下一年度的合格分供方名单。

5.2 分供方评定标准

5.2.1 分供方资料标准

5.2.1.1 必须同时具备的条件

是标书或询价单中所列产品的生产厂家或生产厂家的代理或是有能力提供标书或询价单中所列产品的中间商。

已注册具有法人资格。

有财政实力或/和在银行注册资金不低于标书或询价单总金额的二倍。

有两次以上成功供应业绩。

具有履行合同的能力。

5.2.1.2 可选择条件

具有质量保证体系并经过第三方认证且在有效期内的生产厂商。

具有质量管理体系，经我方派员去分供方验证认为合格的生产厂商。

5.2.1.3 其它条件

联系资料、开户银行资料清楚准确，方便我司联络。

我司有可能购买产品的供应价格及条款有竞争力。

对我司通用合同条款的异议，我司能否接受。

5.2.2 分供方的信誉标准

5.2.2.1 在我公司的信誉没有不良记录

5.2.2.2 在总公司内的信誉没有不良记录。

5.2.2.3在中国国内的信誉没有不良记录。

5.2.2.4不良记录是指：

a）出现不合格时不及时主动地按合同条款处理解决问题。

b）欺骗。

c）违反商业道德。

d）其它。

5.2.3 其它

分供方的经营者， 如原属总公司系统职员， 现已脱离总公司系统尚未满二年的，不予选择。

5.2.4 合同履行中不合格次数标准

5.2.4.1 在合同履行过程中，某分供方若全年出现交货不及时，或无法交货，或质量有问题，或数量有误，或规格错误等，且对生产作业的影响较严重（如引起重新订货，额外花钱，且设备带病工作；或引起设备一般事故；或存在停工、人身事故的潜在危险等）的不合格次数小于三次。

5.2.4.2 对生产作业影响重大（引起停产、人身伤亡等严重事故）的不合格次数小于一次。

5.2.4.3 一般不合格（除5.2.2.4a及b外）次数：全年成交合同/订货次数不超过10次的分供方小于或等于2次；其余分供方不合格率小于20%（不合格金额/订货总金额×100%）。无竞争对手的分供方（如厂家）可适当放宽。

5.3 评审依据

5.3.1 年度评审按5.2的规定及授权评审单位汇总的属地单位提供的对每一分供方的记录资料：

5.3.1.1中标/成交次数及合同金额。

5.3.1.2合同履行中的不合格次数和合同金额。

5.3.1.3不合格原因分类统计次数。

5.3.1.4不合格的记录资料。

5.3.2 新分供方中间评审按5.2.1~5.2.3的规定。

5.4 分供方年度评审

5.4.1 分供方年度评审原则

5.4.1.1每年评审一次。

5.4.1.2评审标准和依据按5.2和5.3执行。

5.4.1.3 按物资装备部制定的分供方评审办法进行评审。

5.4.1.4将评审结果上报物资装备部审批。

5.4.1.5 授权评审单位将评审合格并经公司批准的分供方列入下一年度合格分供方名录。

5.4.2 分供方年度评审程序

5.4.2.1 授权评审单位分供方管理人员负责收集、汇总、整理属地分供方的资料。

5.4.2.2授权评审单位负责组织分供方评审小组。

5.4.2.3 授权评审单位召集分供方评审小组按规定的程序完成对分供方的评审，并将评审结果上报物资装备部。

5.4.2.4 物资装备部会同相关部门审核授权评审单位上报的分供方评审结果。

5.4.2.5物资装备部书面批复授权评审单位分供方评审结果。

5.4.2.6 物资装备部将合格和不合格的分供方名单予以公布，并在指定的网页上发布。

5.5 新分供方年中中间评审

5.5.1 新分供方年中评审程序

5.5.1.1新分供方应按5.1.5条提供本公司有关资料及信息。

5.5.1.2 由推荐人填写《新分供方评审推荐表》，附上分供方提供的评审资料及信息，交授权评审单位分供方管理人员。

5.5.1.3 分供方管理人员对新参与评审的分供方进行编号，交授权评审单位初审。

5.5.1.4 授权评审单位按物资装备部制定的评审管理办法进行评审，结果上报物资装备部。

5.5.1.5 物资装备部书面批准后，公布评审结果。授权评审单位将评审合格的新分供方列入当年度合格分供方名录。

5.5.1.6由授权评审单位分供方管理人员建立新分供方档案。

5.5.2 特殊情况下对未经评审分供方的审批

5.5.2.1特殊情况是指出现应急采办或对个别采购品而言，当合格分供方均未能解决，或价格高，或交货期等满足不了生产需要时，需在合格分供方名单以外选择新的分供方联系采购的情况。

5.5.2.2出现特殊情况时，允许采办人员在合格分供方名单外选择新的分供方，但采办人员应在《分供方选择审批表》中注明选择原因，经属地分公司、办事处或事业部主管领导或其授权人特批后，才能进行后续工作。限上物资分供方特批还需报物资装备部批准。该新分供方可作为本次采购的合格分供方。采办人员应要求对方在报价的同时提供证明其资格和能力的文件。若特批未通过，需重新推荐或重新选择分供方。

5.5.2.3如果新分供方有意参加我司今后的竞争，可提出申请并提供有关评审资料，然后按5.5.1条规定办理年中中间评审。若评审合格，可列入本年度合格分供方。

5.6评审结果的管理

5.6.1 分供方信息资源共享，物资装备部将在指定网页上发布经中审及年审合格的分供方名单。

5.6.2 各分公司、办事处和事业部负责对查阅和使用分供方资料的人员进行授权。

5.6.3 授权评审单位应建立属地合格分供方档案。

5.6.4 授权评审单位应对合格分供方进行动态管理，在采办工作中记录其合同履行情况，收集反映对生产有影响的《不合格采购品报告》和其它书面资料。

5.6.5 年终前，授权评审单位分供方管理人员应对本年度合格分供方资料进行全面检查，保证所有资料的有效性，若有无效资料，应要求采办人员通知该分供方重新提供有效的资料，以备年终评审。

5.6.6 在有效期内，若某分供方达到5.2.4条款，应上报物资装备部，经批准后暂时取消其合格资格。

5.7临时采办点分供方的审批

5.7.1 临时采办点是指为满足外围生产作业需要，减少运输费用支出，由生产作业单位申请在生产作业当地购买一些生产作业急需的国内物资所设的短期采办点。

5.7.2 临时采办点的分供方不进行5.1.1或5.1.3审批，但应符合下列条件：

¾¾ 具有法人资格，其注册在有效期内。

¾¾ 经营范围包含准备采购的物资。

¾¾ 有能力提供准备采购的物资。

¾¾ 具有履行购销行为的能力。

5.7.3 由申请单位指定的采购人员负责收集/了解5.7.2要求的资料/信息。

5.7.4 限下物资采购的分供方资格由申请单位责任人（经理或其授权人）负责审批。

5.7.5 限上物资采购的分供方资格还要报物资装备部审批。

5.7.6 如果临时采办点的分供方有意参加我司今后的竞争，可按5.5.1条规定办理年中中间评审。若评审合格，可列入本年度合格分供方。

5.8 分供方管理

5.8.1 文档管理

5.8.1.1分供方管理人员负责属地所有采购品分供方文档的管理。

5.8.1.2按国内物资分供方和进口物资分供方分别建立文档。

5.8.1.3分别建立合格分供方、不合格分供方、临时采办点分供方和特批分供方文档。

5.8.1.4要保持合格分供方文档的有效性。

5.8.2 日常管理

5.8.2.1 合格分供方资料变更管理

有采购权的单位应及时向授权评审单位提供与本单位接触的分供方资料变更的信息，将变更资料交授权评审单位分供方管理人员。

授权评审单位分供方管理人员填写《合格分供方资料变更审批表》，送授权评审单位主管物资领导审批。

授权评审单位将审批结果上报物资装备部。

物资装备部将分供方资料变更情况在指定网页上予以公布。

由授权评审单位分供方管理人员修改分供方资料后存档。

5.8.2.2 取消合格分供方资格管理

若满足消合格分供方资格条件时，由授权评审单位分供方管理人员填写《取消合格分供方资格审批表》。

将《取消合格分供方资格审批表》送授权评审单位主管物资领导审核后，报物资装备部批准。

物资装备部批准后，由授权评审单位分供方管理人员公布取消合格分供方资格名单。

物资装备部在指定网页上公布取消合格分供方。

5.8.2.3 分供方不合格事实管理

a）有采购权的单位在采购过程中如发现某分供方有下列不合格事实：逾期交货、无法交货、质量问题、数量不对、规格不符、信誉不好等，均应进行统计。

b）发现不合格时，采办人员应填制《不合格采购品报告》，并及时交授权评审单位分供方管理人员。

c）授权评审单位分供方管理人员负责统计各合格分供方出现的不合格事实，并每半年进行一次分析。

d）分析报告报送授权评审单位主管物资的领导。

e）当某分供方由于其不合格事实必须被取消合格资格时，由授权评审单位分供方管理人员根据不合格事实统计结果填写《取消合格分供方资格审批表》，并按5.8.2.2规定办理。

5.9 分供方的控制

5.9.1 在正常情况下，采购品询价分供方的选择应在公司批准的合格分供方范围内。不允许选择不合格分供方。

5.9.2 当合格分供方、承包商价高、质量不符合要求、交货时间长、售后服务不好，又达不成共识，或力供应、无力承揽合同，必须选择未经评审的分供方、承包商时，可以按评审程序进行中间评审，分供方、承包商经评审合格后，再向其订货。如时间紧迫，可由物资装备人员书面说明原因，提出到未经评审的分供方、承包商处采办的申请，授权下限内报分公司、办事处、事业部主管物资装备的领导或其授权代理人批准后，可向未经评审的分供方、承包商采办、承包，但订货后必须按程序补办合格分供方、承包商评审有关手续。

5.9.3 物资装备部、分公司、办事处建立管理分供方、承包商档案。在业务往来中记录不合格事实，对分供方、承包商实行动态管理，随时将达到不合格资格标准的分供方、承包商从合格分供方、承包商名单中删除。并同时列入不合格分供方、承包商名单。

5.9.4 各采办单位应及时了解和掌握市场信息和物资价格，对合格分供方、承包商的价格进行控制。尤其对签订“年度采购协议”分供方、承包商的价格应定期了解其它分供方、承包商的价格、质量等，对协议分供方、承包商进行控制。

5.9.5 有必要时，物资装备部将组织和委托有关人员对主要的分供方、承包商进行考察。